Met de inwerkingtreding van de Wet open overheid (Woo) en de vervanging van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is transparantie binnen de overheid nadrukkelijker op de agenda gezet. Het laat zien dat het belangrijk is om inwoners actief te informeren en hen de mogelijkheid te geven om eenvoudig inzicht te krijgen in overheidsinformatie. Dit vraagt om een professionele en zorgvuldige aanpak: de inrichting van een goede informatiehuishouding en de borging van bijbehorende werkprocessen zijn essentieel om aan de eisen van de Woo te voldoen en daarmee het vertrouwen van inwoners te versterken.
De Woo benadrukt drie belangrijke pijlers:
- passieve openbaarmaking;
- actieve openbaarmaking;
- het op orde brengen van de informatiehuishouding.
Artikel 3.5 van de Woo schrijft voor dat overheidsorganen in hun begroting en jaarrekening aandacht besteden aan de uitvoering van bovengenoemde pijlers.
Passieve openbaarmaking (Woo-verzoek)
Er is een Woo-contactpersoon binnen de organisatie, die vragen van inwoners beantwoordt. Daarnaast kan iedereen een Woo-verzoek elektronisch indienen via een formulier op onze website. Voor een zorgvuldige en tijdige afhandeling van deze verzoeken is het van belang dat de informatiehuishouding en bijbehorende werkprocessen op orde zijn, hier blijven we verder op inzetten. De organisatie wordt veelvuldig, al dan niet digitaal, gevonden door onze inwoners en bedrijven als het gaat om de Woo. De afhandeling van deze verzoeken en de beantwoording van vragen loopt over het algemeen goed.
Actieve openbaarmaking
De Wet open overheid verplicht ons om op termijn een aantal categorieën informatie actief openbaar te maken. Daarnaast bevat de wet een inspanningsverplichting die vereist om waar dat kan, documenten actief openbaar te maken. De informatiecategorieën zijn over vier tranches verdeeld. Voor de informatiecategorieën in de eerste tranche is de verplichting op 1 november 2024 ingegaan. Op landelijk niveau werd de inwerkingtreding van de tweede tranche in juli 2025 voor onbepaalde tijd uitgesteld. Deze ontwikkeling is weerspiegeld in de gemeente Venlo. We houden ons aan de landelijke planning voor publicaties in het kader van actieve openbaarmaking.
Intussen bereidt de gemeente Venlo zich op verschillende manieren voor op de toekomstige verplichtingen. Zo is en wordt het principe ‘open by design’ steeds meer toegepast bij het verbeteren van veelgebruikte documentsjablonen, en is actieve openbaarmaking een expliciet aandachtspunt wanneer een werkproces wordt geactualiseerd.
Informatiehuishouding
We hebben in de afgelopen jaren belangrijke stappen gezet voor een goed beheer en gebruik van informatie. In 2025 zijn onder andere de volgende projecten afgerond of opgestart:
- De implementatie van centrale archiefmodule is afgerond voor de eerste fase. iBurgerzaken is hiermee succesvol aangesloten. Met de inrichting van dit nieuwe systeem is rekening gehouden met de eisen die vanuit de archiefwet gelden met betrekking tot bewaartermijnen en vernietigingen.
- Voor het sociaal domein is er ingezet op herziene en vernieuwde inrichting zodat processen aansluiten op de informatiehuishouding en bijhorende archiefbepalingen.
- De historische data van enkele verouderde systemen zijn door moderne tooling kwalitatief opgeschoond en overgebracht naar ons e-depot.
- De milieuvergunningendossiers zijn gedigitaliseerd en opgenomen in het e-Depot (elektronisch archief). Daarmee zijn de dossiers voor de vakafdeling digitaal raadpleegbaar.