Bij rechtmatigheid gaat het om het voldoen aan de wettelijke kaders en regelgeving. Het gaat hier om de regelgeving van het Rijk en de gemeente zelf. Wat betreft de controle op rechtmatigheid in de context van de jaarrekening gaat het dan specifiek om de financiële rechtmatigheid: zijn de baten en lasten en de balansmutaties, zoals opgenomen in de jaarrekening, binnen de vigerende wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen?
Jaarlijks brengt de commissie BBV een kadernota Rechtmatigheid uit. Conform artikel 75, lid 2 BBV, geeft de commissie haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Vanaf 2023 neemt het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De onafhankelijke accountant controleert deze verantwoording en geeft een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening waar de (betrouwbaarheid van de) rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt. Er is dus geen apart rechtmatigheidsoordeel vanuit de onafhankelijke accountant.
De gemeenteraad bepaalde in de Financiële verordening 2025 dat de verantwoordingsgrens 2% bedraagt van de totale lasten exclusief dotaties aan reserves, waarboven het college afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording (cf. art. 9 lid 2 Financiële verordening 2025):
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen (som van fouten en onduidelijkheden) met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de toevoegingen aan de reserves.
Bij overschrijding van de verantwoordingsgrens wordt ook van het college verwacht dat in de paragraaf Bedrijfsvoering een toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording wordt gegeven en welke acties zij neemt om dergelijke afwijkingen in de toekomst te voorkomen (cf. art. 9 lid 3 Financiële verordening 2025).
Het college hecht echter waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Daarom beperkt het college zich niet alleen tot het geven van een toelichting alleen bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens, maar geeft zij ook uitleg bij afwijkingen vanaf 5% van de verantwoordingsgrens (cf. art. 26 lid 2 Financiële verordening 2025).
De verantwoordingsgrens is afgerond € 11,1 miljoen.
Vanuit de controle zijn de volgende rechtmatigheidsafwijkingen geconstateerd:
- Aanbestedingsrechtmatigheid: € 1,9 miljoen, waarvan tekortkomingen € 0,8 miljoen en waarvan onduidelijkheden € 1,1 miljoen.
- Begrotingsrechtmatigheid: € 4,9 miljoen.
Het totaal aan rechtmatigheidsafwijkingen van € 6,8 miljoen afgezet tegen de vastgestelde verantwoordingsgrens van € 11,1 miljoen, betekent dat het college de afwijkingen niet hoeft op te nemen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Alle individuele afwijkingen groter dan 5% van de verantwoordingsgrens van € 11,1 miljoen, worden wel opgenomen. Dit betekent dat we alle afwijkingen vanaf € 556.000 nader toelichten in de paragraaf Bedrijfsvoering.
Het gaat om afwijkingen ≥ € 556.000 op de volgende gebieden:
- Aanbestedingsrechtmatigheid: naleving van de Europese aanbestedingsregels:
De individuele afwijkingen blijven onder de vastgestelde rapportagetolerantie. Er zijn geen afwijkingen die nadere toelichting behoeven, omdat ze individueel de rapportagegrens van € 556.000 niet overschrijden.
Het gros van de afwijkingen gaat over constateringen vanuit het verleden die nog steeds van toepassing zijn op 2025. Voor deze afwijkingen geldt dat hiervoor al voortvarende herstelacties hebben plaatsgevonden, in de zin van aanbestedingstrajecten die afgerond, gestart of in voorbereiding zijn.
Om toekomstige afwijkingen te mitigeren, blijven we inzetten om de spendanalyse en het bijbehorende contractmanagement verder te professionaliseren. Daarnaast onderzoeken we in hoeverre een vroegtijdige signaleringsfunctie binnen de bestaande applicaties kan worden geïntegreerd en waar mogelijk toegepast.
- Begrotingsrechtmatigheid:
De begrotingsoverschrijdingen ≥ € 556.000 bedragen in totaal € 4,9 miljoen:- Overschrijdingen lasten exploitatiebudgetten: € 2,9 miljoen programma 1 (Gezond en vitaal en Ontplooiing) en programma 4 Welvarend Venlo (Mobiliteit);
- Overschrijding lasten Algemene middelen: € 2,0 miljoen.
Deze begrotingsoverschrijdingen worden als onrechtmatig, maar op grond van de Financiële verordening 2025 als acceptabel gekwalificeerd. De overschrijdingen passen binnen het bestaande beleid en/of worden gecompenseerd door direct gerelateerde baten. Deze begrotingsonrechtmatigheden zijn in de programmaverantwoording nader toegelicht (“Wat heeft het gekost”).
De geconstateerde afwijkingen leidden tot bijsturingsmaatregelen die al deels zijn geëffectueerd. Periodiek houden we de voortgang van deze bijsturingsmaatregelen bij binnen de reguliere Planning & Control cyclus.
Frauderisicobeleid
In 2025 startten we met het operationaliseren van systeemgericht risicomanagement voor de gehele organisatie. In het tweede kwartaal van 2026 levert de werkgroep haar adviesrapport op. Daarna startten we met de implementatie van risico management. Hierbij is nadrukkelijk aandacht voor fraude risico’s (lijst met eerder geïnventariseerde frauderisico’s met de risico dekkende of verzachtende maatregelen) en het brede begrip integriteit.
In 2025 heeft de belastingdienst het convenant horizontaal toezicht weer verlengd. Dit convenant geeft aan dat we transparant en tijdig zaken afstemmen met de belastingdienst. We werken samen met de belastingdienst om zaken goed geregeld te hebben conform wet en regelgeving, compliant te zijn. In het convenant spreken we af dat we onze administratie en fiscale processen op orde hebben. Hierdoor hebben we mogelijk minder controles achteraf en is onze fiscale positie sneller duidelijk.